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メンバーとの情報共有

社内でシステム開発をしていると、ユーザー部門との間に情報のズレが
生じてくることがあります。

根本的な原因として、情報共有のルールが徹底されていないと大方そう言われますが、
今の職場での情報共有の方法はもっぱらメール

確かにメールは便利だし、メンバーのほとんどは常時メールクライアントを立ち上げているので
メールが到着すればすぐ見れる。

だけど、メールは即読性はあってもあとからの検索が困難になるケースが多い。
人によってはきっちりとフォルダ分けして管理している人もいるが、
大きなプロジェクトになると飛び交うメールの数がすごいことに。

フォルダ分けのルールをプロジェクトメンバー全員に徹底させようとしても
人それぞれにやりかたもあるし浸透しない。

こんな理由で自分はメールでの情報共有はオススメできないです。

ということで、情報共有の在り方について。

基本は、シンプルイズベスト


  • メールでの共有は最小限に

  • 情報は一箇所に集約



よく議事録とかメールに添付して送ことが多いけど、
本文にダラダラと長く書いていたら読む気もなくなります。
あとから読もうとフォルダに突っ込んで、他のメールに埋もれて探すのに苦労します。

議事録などの共有が必要な情報は一箇所に固めておいて、
そこへのリンクを本文に貼ってあげるだけでよいと思います。
メールを紛失しても保管している場所さえ知っていればよいだけですし。

とにかく共有したい情報は一箇所に保存しておくこと。

あと、一箇所に保管しておいた場合に同じようなファイル名がずらずらーとあって
「どれが最新版!?」となることも多々あります。

そんな場合はバージョン管理機能がある文書管理システムを導入すること。

ファイル名にバージョンを書くなんてナンセンス。

社内にすでにそういうシステムがあれば利用するし、
なければオープンソースで結構出ているので導入を検討したほうがよいです。

社外との情報共有であれば、セキュリティ・情報漏えいの問題があるので
信頼ある企業のサービスを利用するとよいです。

とにかく情報共有はシンプル&スマートに行うのがベスト。

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